Vertrouwd door 2.300+ professionals in 28 landen

Stop met najagen.
Start met adviseren.

Elke maand dezelfde btw-aangiften. Elk kwartaal dezelfde rapportering. Elk jaar dezelfde jaarrekeningen. En toch draait je kantoor nog op herinneringsmails en Excel-lijsten in kleurcodes. Alkmist giet je terugkerende boekhoudtaken in gestructureerde, automatische taakflows, voor je team én je klanten.

Vraag een demo aan Bekijk hoe het werkt →
35%
tijdwinst
90%
minder e-mail
2,300+
gebruikers
28
landen
jouwkantoor.alkmist.com · Dashboard boekhouding
Taakoverzicht
AC
Dossierbeheerder
Btw-aangiften · juni 2025 · Alle klanten
KlantTaakDeadlineToegewezenStatus
Klant AMaandelijkse btw-aangifte20/07/2025Sarah V.Ingediend
Klant BMaandelijkse btw-aangifte20/07/2025Jonas D.Wacht op klant
Klant CMaandelijkse btw-aangifte20/07/2025Sarah V.In nazicht
Klant DMaandelijkse btw-aangifte20/07/2025Jonas D.Te laat
Klant EMaandelijkse btw-aangifte20/07/2025Sarah V.Ingediend
Klant D · Verkoopdagboek ontbreekt
Klant A · Btw ingediend ✓
📬 Automatische herinnering naar 3 klanten
🔄 Taken Q3 automatisch ingepland
Plan een demo met Mathias
Waar accountants echt mee worstelen

Herkenbaar in elk
accountantskantoor dat we spraken

Het werk is voorspelbaar. Je tools zijn dat niet. Je team levert elke maand, elk kwartaal en elk jaar dezelfde zaken op, maar beheert ze nog met e-mailthreads en manuele trackers die het begeven zodra het volume stijgt.

01
🔁

Dezelfde taken, elke keer manueel opgezet.

Maandelijkse btw-aangiften, kwartaal-IC-listings, jaarrekeningen: voor elke klant, elke cyclus dezelfde opdrachten. En toch maakt iemand elke periode de takenlijst opnieuw van nul.

02
📧

E-mail ís je klantenportaal

Honderden e-mails per klant per jaar om dezelfde documenten te vragen: verkoopdagboeken, rekeninguittreksels, onkostennota's. De helft komt als bijlage in de verkeerde thread terecht.

03
📊

Excel volgt 200 klanten op. Ternauwernood.

Een spreadsheet vol kleurcodes met één tabblad per klant of één rij per deadline. Werken twee collega's er tegelijk in, dan wint wie het laatst opslaat. Na de piek vertrouwt niemand de statuskolom nog.

04
📅

Alle deadlines vallen samen

De 20e van de maand: alle btw-aangiften moeten tegelijk de deur uit. Jaarafsluiting in het voorjaar: elke jaarrekening, elke aangifte vennootschapsbelasting, elke klant, hetzelfde venster. De pieken zijn voorspelbaar. De chaos niet.

05
👀

Geen overzicht over alle klanten heen

"Welke klanten dienden hun verkoopdagboek voor Q2 nog niet in?" Niemand die daar binnen de 10 minuten op kan antwoorden. Er is geen enkel scherm dat één taaktype toont over al je klanten heen.

06
🔓

Klantgegevens overal verspreid

Rekeninguittreksels in e-mail. Facturen op WeTransfer. Loonfiches op een gedeelde schijf. Geen encryptie, geen toegangscontrole, geen spoor. Compliance is dan geen strategie, maar hoop.

15–25%
van de tijd op een boekhoudkantoor gaat verloren aan documenten najagen en manuele coördinatie
~500e-mails
per klant per jaar, alleen al voor terugkerende opdrachten
80%
van de taken is maand na maand identiek, en wordt nog steeds manueel opgezet
3×risico
op gemiste deadlines tijdens piekperiodes zonder automatisering
Stop met najagen, plan een demo
Hoe Alkmist werkt voor boekhoudkantoren

Eén keer instellen. Het hele jaar laten lopen.
Voor elke klant.

Met Alkmist definieer je terugkerende taakflows per klant en per type opdracht, en het platform plant die automatisch in voor het hele jaar. Je team en je klanten zien dezelfde info, in realtime, zonder één herinneringsmail.

📋1
Taakflows definiëren
Per type opdracht

Maak een sjabloon voor maandelijkse btw, kwartaalrapportering of jaarrekening. Bepaal taken, verantwoordelijken en relatieve deadlines één keer.

🔄2
Automatisch inplannen
Voor het hele jaar

Wijs de flow toe aan een klant en stel de herhaling in: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. Alkmist maakt elke instantie automatisch aan.

🔗3
Klanten uitnodigen
Portaal in jouw huisstijl

Klanten loggen in op jouw portaal in eigen huisstijl, zien wat er deze periode verwacht wordt, uploaden hun documenten en stellen vragen. Geen opleiding nodig.

📊4
Opvolgen over alle klanten
Eén taak, alle klanten

Zie de status van elke btw-aangifte op één scherm. Filter op taaktype, deadline, teamlid of status. Weet meteen wie achterloopt.

✅5
Nakijken & indienen
Aanvaarden, weigeren, afronden

Aanvaard documenten, markeer wat ontbreekt, vink opdrachten af als ingediend. Volledig audittrail met tijdstempels. Daarna rolt alles automatisch door naar de volgende periode.

Mogelijkheden van het platform

Gebouwd rond hoe
accountantskantoren écht werken

Terugkerende planning

Eén keer instellen.
Voor het hele jaar inplannen.

Maandelijkse btw-aangiften, kwartaal-IC-listings, jaarlijkse vennootschapsbelasting. Elke terugkerende opdracht wordt een sjabloon dat je aan klanten toewijst. Alkmist genereert automatisch elke taak voor het jaar: deadlines, toegewezen teamleden en vragen aan de klant. Loopt de periode af, dan staat de volgende cyclus al klaar.

  • Sjablonen per type opdracht: btw, lonen, jaarrekening, vennootschapsbelasting
  • Automatisch inplannen: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, per klant
  • Zowel interne taken (voorbereiding, nazicht, indienen) als klanttaken (documenten uploaden)
  • Flows klonen en aanpassen voor nieuwe klanten in enkele minuten
Herhaling instellen · Maandelijkse btw12 keer/jaar
PeriodeKlanttakenInterne takenDeadlineStatus
jan 2025Verkoop- & aankoopdagboek uploadenAangifte voorbereiden & indienen20/02/2025Ingediend
feb 2025Verkoop- & aankoopdagboek uploadenAangifte voorbereiden & indienen20/03/2025Ingediend
mrt 2025Verkoop- & aankoopdagboek uploadenAangifte voorbereiden & indienen20/04/2025Ingediend
apr 2025Verkoop- & aankoopdagboek uploadenAangifte voorbereiden & indienen20/05/2025Bezig
mei 2025Verkoop- & aankoopdagboek uploadenAangifte voorbereiden & indienen20/06/2025Gepland
🔄 jun–dec 2025 automatisch ingepland. Volgende klanttaak start de 1e van elke maand.
Overzicht over alle klanten

Eén taak.
Elke klant. Eén scherm.

In de boekhouding hebben 40 klanten vaak tegelijk dezelfde opdracht. Met Alkmist filter je op taaktype over je hele klantenportefeuille. Zie wie zijn verkoopdagboek voor Q2 al indiende, wie nog niet, en wie al een herinnering kreeg, zonder één e-mail of spreadsheet te openen.

  • Filter op taaktype over alle klanten: "btw juni" toont elke klant
  • Sorteer op status, deadline, toegewezen teamlid of laatste activiteit
  • Bulkacties: stuur een herinnering naar alle klanten met openstaande items
  • Exporteerbare rapporten voor partners en management
Btw-aangifte · juni 2025
Over alle klanten · 42 in totaal
31 van 42 afgerond
31
Ingediend
5
In nazicht
4
Wacht op klant
2
Te laat
KlantToegewezenDocumenten klantStatus
Klant DJonas D.Verkoopdagboek ontbreektTe laat
Klant BJonas D.Rekeninguittreksels in afwachtingWachten
Klant CSarah V.Alles ontvangenIn nazicht
Klant ASarah V.Alles ontvangenIngediend
Samenwerken met klanten

Elke documentaanvraag.
Gekoppeld aan een taak.

Elke taak heeft een eigen uploadzone en commentaarvenster, zichtbaar voor accountant én klant. Uploadt iemand het verkeerde bestand, dan flag je het meteen daar, niet in een aparte mail. Instelbare herinneringen volgen automatisch op, intern (teamdeadlines) én extern (documentaanvragen aan de klant).

  • Twee uploadzones: documenten van de klant en bijlagen van het kantoor
  • Commentaar in de taak vervangt e-mailketens
  • Interne én externe herinneringen: teamdeadlines en uploadherinneringen voor klanten
  • Automatische herinneringen als deadlines naderen of het stil valt
Verkoopdagboek · april 2025
Klant B · Maandelijkse btw
Wacht op klant
Bijlagen (klant)
📄 aankoopdagboek-apr.xlsx 128 KB
⚠️ verkoopdagboek-mrt.xlsx Verkeerde periode
Commentaar
Sarah (accountant) · 08/05
Je uploadde het verkoopdagboek van maart. We hebben dat van april nodig. Kun je het even vervangen?
Klant · 08/05
Oeps, ik upload meteen het juiste!
⏰ Automatische herinnering: aankoopdagboek ontvangen. Verkoopdagboek nog niet, nudge verstuurd.
Werkruimtes & rechten

Eén portaal voor al je klanten.
Elk in een eigen kluis.

Elke klant krijgt een werkruimte. Daarin aparte projecten voor btw, lonen, jaarrekening en vennootschapsbelasting. Jij bepaalt wie mag lezen, schrijven of verwijderen, per map en per rol. Je stagiair ziet iets anders dan de CFO van je klant. Geen klant A die per ongeluk de proef- en saldibalans van klant B ziet.

  • Klantwerkruimtes met aparte projecten per type opdracht
  • Vooraf bepaalde rollen: klant, lezer, gebruiker, schrijver, of volledig op maat
  • Rechten per map: lezen / schrijven / verwijderen, per rol
Klant B · Werkruimte
OpdrachtHerhalingVolgende deadlineVoortgang
📁 Maandelijkse btwMaandelijks20/07/20254 van 6 afgerond
📁 Kwartaal-IC-listingPer kwartaal20/07/2025Gepland
📁 Jaarrekening 2024Jaarlijks30/09/2025Bezig
📁 Vennootschapsbelasting 2024Jaarlijks30/09/2025Gepland
📁 LonenMaandelijks05/07/2025Op schema
Bekijk Alkmist live
Smart Follow-Up

Herinneringen waar klanten
écht op reageren

Generieke mails als "Herinnering: documenten nog open" worden vanaf de derde keer genegeerd. Alkmist gebruikt gedragswetenschap om toon, timing en urgentie aan te passen aan de context. Vroege berichten zijn vriendelijk. Vlak voor de deadline worden ze concreet: "Je verkoopdagboek van april is het laatste stuk voor je btw-aangifte. Dat kost je zo'n 2 minuten." Dat verschil in formulering verandert de respons, zowel bij uploads van klanten als bij interne teamtaken.

  • Aangepaste urgentie: zachte nudge → duidelijke vraag → escalatie
  • Interne herinneringen voor teamtaken: voorbereiding, nazicht, indiendeadlines
  • Externe herinneringen voor klanttaken: documenten uploaden, handtekeningen
  • 50% snellere respons, 80% minder manuele opvolging
Herinneringen instellen
Documentaanvraag klantActief
Verstuurd zodra een nieuwe periode start en documenten nodig zijn
In de appE-mail
Interne voorbereidingsdeadlineActief
Nudge voor het team als de voorbereiding nog niet startte
48u vooraf24u vooraf
Waarschuwing indiendeadlineActief
7 dagen 3 dagen 1 dag
"
We hebben 180 klanten. Elke maand opnieuw dezelfde btw-dans. Dezelfde mails, dezelfde herinneringen, dezelfde Excel-lijst. Als één tool dat allemaal vooraf zou inplannen en me zou tonen wie achterloopt over al mijn klanten heen, stapte ik morgen over.
Managing partner, middelgroot accountantskantoor (België)
Discovery call, april 2025
35%
Minder tijd aan coördinatie dankzij gestructureerde workflows
90%
Minder e-mail na het eerste kwartaal op het platform
28
Landen waar Alkmist vandaag actief is
2,300+
Gebruikers in audit, accountancy en advies
Voor wie Alkmist werkt

Elke rol op kantoor
werkt beter met structuur

Of je nu de partner bent die indiendeadlines opvolgt, de accountant die aangiften voorbereidt, of de klant die zich afvraagt welke documenten hij moet bezorgen: iedereen krijgt precies wat hij nodig heeft.

👔

De partner / manager

Overzicht & capaciteitsplanning

Je houdt 100+ klantopdrachten in het oog, met voorspelbare pieken. Alkmist geeft je een live dashboard over je hele portefeuille: voortgang van aangiften, openstaande items, werklast van je team. Weet welke accountant overbevraagd is en welke klant stelselmatig te laat is, zonder iemand iets te moeten vragen.

📋

De senior accountant

Voorbereiding & indienen

Maandelijkse btw, kwartaalrapportering, jaarafsluiting. Jij houdt de machine draaiende. Alkmist vervangt de Excel-tracker door automatisch ingeplande taakflows die exact tonen wat openstaat, per klant, per periode. Uploadt een klant zijn verkoopdagboek, dan zie je het meteen.

🎓

De junior / stagiair

Dagelijkse uitvoering

In je eerste week kreeg je een lijst van 30 klanten en de boodschap "jaag hun btw-documenten op". Alkmist geeft je een duidelijke takenlijst per klant: wat nodig is, wie verantwoordelijk is en wat te laat is. Jij focust op de boekhouding, niet op uitzoeken in welke mailthread dat rekeninguittreksel zit.

🏢

De klant (zaakvoerder kmo / CFO)

Levert de documenten

Jij hebt een zaak te runnen, en "upload 12 documenten voor je boekhouder" stond niet in de afspraak. Alkmist toont exact wat nodig is, tegen wanneer en in welk formaat. Upload bestanden, stel vragen, volg de voortgang. Eén portaal in plaats van 15 mailthreads per kwartaal.

Beveiliging & compliance

Gebouwd voor de normen
die jouw klanten verwachten

Financiële klantgegevens zijn gevoelige gegevens. Bij Alkmist is beveiliging architectuur, geen vinkje. Elke omgeving is geïsoleerd, versleuteld en gelogd.

🔒

GDPR-conform

Data in de EU. Volledig conform voor gevoelige financiële documenten, over de grenzen heen.

🛡️

ISO 27001

Onafhankelijk geauditeerd informatiebeveiligingsbeheer. Internationale normen, geen shortcuts.

📋

Volledig audittrail

Elke upload, statuswijziging en commentaar gelogd met identiteit en tijdstempel. Verdedigbaar bij elke controle.

🏷️

White-label

Klanten zien jouw merk, jouw domein, jouw portaal. Meertalig voor grensoverschrijdend werk. Geen "powered by een of andere tool".

Klaar om het te zien? 👀

De demo gebruikt
echte boekhoudworkflows.

We lopen exact de flow door die jouw kantoor zou gebruiken, van een volledig jaar btw-aangiften inplannen tot het opvolgen van jaarrekeningen over je hele klantenportefeuille. Geen generieke productrondleiding. Geen features die je nooit aanraakt.

Vraag een demo aan Neem contact op →
Klaar om te piloten binnen enkele weken. Vanaf dag één white-label onder jouw merk. Goedkoper dan één factureerbaar uur per accountant per maand.
Veelgestelde vragen
We beantwoorden
graag je vragen.
Hoe beheren accountantskantoren terugkerende documentaanvragen zonder e-mail?
Chevron down icon
Met Alkmist definieer je een taakflow-sjabloon voor elke terugkerende opdracht, of dat nu maandelijkse btw, kwartaal-IC-listings of de jaarrekening is. Je stelt de herhaling in (maandelijks, per kwartaal, jaarlijks), wijst ze toe aan een klant, en het platform genereert automatisch elke taak voor het jaar, met deadlines, toegewezen teamleden en uploadvragen aan de klant. Klanten loggen in op jouw portaal in eigen huisstijl om exact te zien wat openstaat, uploaden documenten rechtstreeks bij elke taak en stellen hun vragen in context. Het hele proces loopt op één plek, in plaats van over honderden e-mails per klant per jaar.
Contacteer ons
Wat is software voor klantcommunicatie in de boekhouding, en hoe verschilt ze van een gedeelde schijf?
Chevron down icon
Software voor klantcommunicatie in de boekhouding is een platform dat gebouwd is voor het heen-en-weer tussen accountantskantoren en hun klanten tijdens terugkerende opdrachten. Gedeelde schijven zoals OneDrive, SharePoint of Google Drive bewaren bestanden, maar ze houden niet bij welke documenten gevraagd zijn, wie wat uploadde, of het juiste bestand geleverd werd, of wat de huidige status per opdracht is. Alkmist voegt die coördinatielaag toe: terugkerende planning, statusopvolging per taak, commentaar in context, automatische herinneringen en een realtime voortgangsdashboard, allemaal in een portaal in jouw huisstijl waar je klanten ook écht mee werken.
Contacteer ons
Kan Alkmist terugkerende taken automatisch inplannen voor het hele jaar?
Chevron down icon

Ja. Dit is een van de kernfuncties die specifiek voor accountantskantoren gebouwd is. Je maakt een taakflow-sjabloon voor elk type opdracht (maandelijkse btw-aangifte, kwartaalrapportering, jaarrekening, lonen) en bepaalt de taken, verantwoordelijkheden en relatieve deadlines. Wanneer je dat sjabloon aan een klant toewijst en de herhaling instelt, maakt Alkmist automatisch elke instantie voor het volledige jaar aan. Zowel interne taken (voorbereiding, nazicht, indienen) als taken voor de klant (documenten uploaden) zitten erin. Is één periode afgerond, dan staat de volgende cyclus al klaar.
Contacteer ons
Hoe werkt het overzicht over alle klanten voor terugkerende taken?
Chevron down icon
In de boekhouding hebben 40 of meer klanten vaak tegelijk dezelfde opdracht, zoals btw-aangiften die allemaal tegen de 20e moeten. Met Alkmist filter je op taaktype over je hele klantenportefeuille, op één scherm. Selecteer "Btw-aangifte, juni 2025" en je ziet meteen welke klanten indienden, welke in nazicht zijn, welke op documenten wachten en welke te laat zijn. Je sorteert op status, deadline, toegewezen teamlid of laatste activiteit, en stuurt in bulk een herinnering naar alle klanten met openstaande items.
Contacteer ons
Behandelt Alkmist zowel interne teamtaken als taken voor klanten?
Chevron down icon
Ja. Elke terugkerende taakflow bevat beide kanten. Interne taken dekken voorbereiding, nazicht en indiendeadlines voor je team. Taken voor de klant dekken documenten uploaden, handtekeningen en informatie die van de klant moet komen. Beide types hebben hun eigen statusopvolging, herinneringen en deadlines. Zo worden de voorbereidingsplanning van je team en de uploaddeadlines van de klant in hetzelfde systeem beheerd, met volledig zicht voor de managers op de hele workflow.
Contacteer ons
Hoe gaat Alkmist om met bestandsbeveiliging en GDPR?
Chevron down icon
Alkmist is ISO 27001-gecertificeerd en volledig GDPR-conform. Elke klant krijgt een single-tenant omgeving, wat betekent dat je data volledig geïsoleerd is van andere kantoren. Bestanden zijn versleuteld met AES-256, zowel onderweg als in rust. Toegang verloopt via granulaire, rolgebaseerde rechten tot op mapniveau, zodat klanten enkel zien waarvoor ze gemachtigd zijn. Elke actie, of het nu een upload, download, statuswijziging of commentaar is, wordt gelogd met gebruikersidentiteit en tijdstempel. Zo ontstaat een volledig audittrail.
Contacteer ons
Hoe lang duurt het om Alkmist op te zetten voor een accountantskantoor?
Chevron down icon
De meeste kantoren zijn live binnen enkele weken. Er is geen IT-project van maanden nodig. Je maakt je taakflow-sjablonen voor terugkerende opdrachten (btw, lonen, jaarrekening), richt je werkruimtestructuur in met één werkruimte per klant, stelt rollen en rechten in, en nodigt je eerste klanten uit. De interface is zo ontworpen dat klanten meteen aan de slag kunnen, zonder opleiding of onboardingsessies. Kantoren starten doorgaans met een handvol klanten tijdens hun eerste aangifteperiode en breiden van daaruit uit.
Contacteer ons
Kunnen klanten het platform gebruiken zonder opleiding of software te installeren?
Chevron down icon
Ja. Klanten gebruiken Alkmist via een webbrowser. Geen app om te downloaden, geen installatie op de computer, geen opleidingssessie nodig. Ze krijgen een inloglink naar jouw portaal in eigen huisstijl, waar ze een duidelijke takenlijst zien: wat nodig is, tegen wanneer en waar ze het uploaden. De interface gebruikt gewone taal, geen boekhoudjargon. Zaakvoerders en financieel verantwoordelijken melden geregeld dat ze het platform meteen kunnen gebruiken op de dag dat ze hun login krijgen.
Contacteer ons
 Hoe vermindert Alkmist het e-mailvolume voor accountantskantoren?
Chevron down icon
Kantoren die met Alkmist werken, melden 50 tot 90 procent minder opdrachtgerelateerde e-mail. Die daling komt doordat de drie grootste e-mailcategorieën, statusvragen ("heb je het bestand ontvangen?"), herinneringen ("dit moest vorige week binnen zijn") en verduidelijkingen ("verkeerd document, we hebben het verkoopdagboek nodig, niet het aankoopdagboek"), allemaal naar het platform verhuizen. De status is zichtbaar in realtime. Herinneringen vertrekken automatisch op basis van instelbare triggers. Verduidelijkingen gebeuren in commentaarvensters bij de taak, waar beide kanten het gesprek naast de geüploade bestanden zien.
Contacteer ons
Ondersteunt Alkmist white-labeling voor accountantskantoren?
Chevron down icon
Volledig. Alkmist draait onder het domein van jouw kantoor (bv. jouwkantoor.alkmist.com), met je logo, je kleuren en je branding overal. Klanten zien jouw portaal, geen tool van een derde. E-mailnotificaties komen van jouw merk. Het platform ondersteunt ook meerdere talen, wat van pas komt voor kantoren die over de grenzen werken, waar je Belgische kantoor klanten in Frankrijk, Nederland of Luxemburg bedient.
Contacteer ons
Snelle vraag?
Praat rechtstreeks met onze oprichters.
Praat met Mathias & Toto

Klaar om het te zien?

Boek meteen een gesprek met Mathias, of laat je gegevens achter en wij nemen contact op.

Kies meteen een moment in Mathias' agenda

Liever dat wij contact opnemen?

© Copyright Alkmist
built by
Deployyy.co
Ravensteinstraat 2/301, 9000 Gent | BE1026.308.203
Terms of serviceCookie policyLegalTrust
💊
Inbox giving you a headache?
Read the label →
Paracetamail box